Как долго работодатели должны хранить отчеты о заработной плате?

В соответствии с федеральным законом США работодатели должны вести учет заработной платы своих сотрудников или бывших сотрудников на определенный период времени. Тем не менее, количество времени зависит от того, к какому статуту вы относитесь, который может понять, как долго держать записи сотрудников в замешательстве. Принимая во внимание требуемые временные рамки в соответствии с каждым статутом, а также то, какие записи, связанные с заработной платой, статут хочет, чтобы вы сохранили и почему, вы можете более легко разработать систему, которая ведет учет заработной платы до тех пор, пока это требует закон.

Видео дня

Идентификация

Записи о заработной плате, как правило, относятся к любым записям, которые относятся к часам работы работника и к заработной плате, выплачиваемой ему или ей, согласно Департаменту США труда. Согласно Закону о нормах справедливого трудового законодательства, данные о заработной плате включают информацию о часах и днях, начинающихся с каждой рабочей недели; количество часов работы в каждый рабочий день и каждую рабочую неделю; общая сумма, на которую работник зарабатывает рабочие часы без сверхурочной работы; регулярная почасовая оплата за любую неделю, в которой работник работал сверхурочно; общая плата за сверхурочную работу за каждую рабочую неделю; суммы любых добавлений или отчислений на оплату труда работника каждую неделю; общая сумма, уплаченная за каждый период оплаты; и даты, охватываемые каждым периодом оплаты, согласно Департаменту труда США. Эта информация должна быть помечена личной информацией сотрудника, включая имя, адрес, профессию и пол. Если работнику менее 19 лет, укажите его дату рождения.

Применимые законы

По состоянию на 2010 год только два федеральных закона требуют, чтобы работодатели сохраняли учет заработной платы в течение какого-то периода времени, согласно Департаменту труда США и Комиссии по равным возможностям занятости в США или КСРТ. Этими двумя уставами являются Закон о справедливых трудовых нормах и Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости. Для FLSA и ADEA большинство записей о заработной плате должны храниться в течение трех лет, согласно Департаменту труда США и EEOC. Хотя FLSA позволяет работодателям отменить некоторые дополнительные записи заработной платы, включая таблицы заработной платы, через два года ADEA требует, чтобы работодатели сохраняли эти записи в течение трех лет.

Формат

. ADEA не требует от работодателей учета заработной платы в любом конкретном формате, если записи доступны, когда EEOC запрашивает их, согласно EEOC. Согласно заявлению Министерства труда США, FLSA не требует, чтобы часы времени использовались для отслеживания рабочего времени сотрудников. Также FLSA не требует, чтобы записи сохранялись в определенном формате. Однако, согласно Министерству труда США, микропленка или перфорированная лента не должны использоваться, если у работодателя также нет оборудования для удобства чтения этих форматов.

Функция

Целью ведения записей заработной платы сотрудников в соответствии с Законом о справедливых трудовых нормах является защита прав работника на справедливую оплату, согласно Департаменту труда США, включая право накрытых, неискушенных работников на минимальную заработную плату и платить сверхурочно. Записи могут также использоваться для обеспечения того, чтобы работодатель не использовал детей, слишком молодых для работы на законных основаниях, и не использует детей, которые могут работать на законных основаниях в течение незаконного количества часов. Поддержание записей в соответствии с Законом о дискриминации по возрасту в сфере занятости призвано обеспечить, чтобы сотрудник, который обнаружил, что она подвергалась дискриминации по причине своего возраста, может найти информацию, необходимую для доказательства или опровержения ее требований, согласно EEOC.

Соображения

В соответствии с FLSA и ADEA записи о заработной плате обычно хранятся в течение трех лет после даты прекращения работника, согласно EEOC. В ADEA, FLSA и других уставах может потребоваться от работодателя возможность хранить разные части файла сотрудника в течение различной продолжительности. Например, хотя ADEA требует, чтобы записи о заработной плате сохранялись в течение трех лет, она требует, чтобы базовая информация о сотруднике хранилась всего один год, согласно EEOC. Чтобы ваш бизнес соответствовал всем требованиям, предъявляемым к хранению, обратитесь к квалифицированному адвокату по трудовому законодательству.